Praca w środowisku Windows to duży atut programu, jednak nie jedyny. Charakterystyczna dla Systemu CHART sieciowość oraz równoczesna obsługa paru obiektów pozwala na obsługę zarówno niewielkich pensjonatów jak i większych hoteli i moteli. Modułowa struktura oprogramowania umożliwia jego dostosowywanie do indywidualnych potrzeb użytkownika. Zasadniczym elementem systemu jest Moduł Recepcja, który przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy recepcjonisty. Z biurka zatem znikają: księga meldunkowa, stoper do mierzenia czasu rozmowy, druki faktur czy kwity KP/KW. Moduł Recepcja współpracuje również z programami finansowo - księgowymi SYMFONIA, TETA i KH co umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów. Możliwość exportu dowolnej bazy danych pozwala w łatwy sposób połączyć programu z innymi systemami nie tylko księgowymi. Oprogramowanie zostało bardzo wysoko ocenione podczas targów telekomunikacyjnych i hotelarskich. System Oprogramowania Motelowego CHART otrzymał Złoty Medal podczas V Międzynarodowych Targów Sprzętu, Urządzeń i Wyposażenia Hoteli POLHOTEL 97 (w Bydgoszczy).

Pierwszym elementem systemu z którym, spotyka się osoba obsługująca system jest diagram rezerwacji. Podstawową zaletą diagramu jest jego przejrzystość. Użytkownik może szybko odnaleźć dane niezbędne do dokonania rezerwacji. Diagram ułatwia wprowadzanie nowych rezerwacji, zmiany istniejących, a także pozwala na pełną orientację w zakresie obłożenia pokoi. Wszystkie operacje można wykonywać za pomocą myszki nie opuszczając diagramu. Wybranie numeru pokoju pozwala na zapoznanie się z podstawowymi informacjami, dotyczącymi między innymi stanu pokoju. Z kolei wybranie daty z kalendarium umożliwia wyświetlenie na ekranie dnia tygodnia, a nawet solenizantów obchodzących w danym dniu imieniny.

Podstawowymi narzędziami w pracy recepcjonisty są księgi: meldunkowa i rezerwacji. Moduł Recepcja oferuje ich elektroniczne odpowiedniki. Z chwilą otwarcia elektronicznej księgi na ekranie komputera pojawiają się następujące dane:

• liczba zameldowanych gości,
• liczba meldunków,
• liczba zajętych oraz wolnych pokoi.

Recepcjonista ma bezpośredni wgląd do listy gości hotelowych wraz z informacjami dotyczącymi personaliów osoby zameldowanej (danych firmy) oraz zajmowanego pokoju. Jeśli recepcjonista ma do czynienia z wymagającym rozmówcą może mu udzielić szczegółowych informacji np. czy pokój jest z widokiem na morze. W przypadku gości, którzy po raz kolejny odwiedzają hotel recepcjonista nie musi ponownie wpisywać ich danych. Wszystkie dane gości hotelowych są przechowywane w pamięci i w momencie meldunku komputer automatycznie wyszukuje informacje o odpowiedniej osobie.

Recepcjonista powinien na bieżąco wiedzieć co dzieje się w pokojach hotelowych (oczywiście o ile nie przekracza to pewnych norm). Zestawienie pokoi pozwala recepcjoniście na podgląd pokoju, uwzględniający następujące opcje:

• stan pokoju,
• obecność gości w pokojach,
• pozostawionych wiadomości,
• konieczność budzenia,
• obywatelstwo gościa,
• blokady telefonów.

Wybranie numeru pokoju pozwala na uzyskanie dokładniejszych danych (poza wymienionymi wcześniej) takich jak: korespondencja, pokój w sprzątaniu, naprawy, wykaz przeprowadzonych rozmów telefonicznych, numer rezerwacji, numer meldunku. Każdy z pokoi można ustawić w stan sprzątania lub remontu - zgodnie ze stanem faktycznym.

Nie każdy bywalec hotelu jest posiadaczem telefonu komórkowego. Należy więc zadbać o wszystkich gości i zapewnić im dostęp do łączności telefonicznej. Zapewnienie gościom hotelowym dostępu do łączności telefonicznej jest jednym z kryteriów oceny poziomu oferowanych usług hotelowych. Współpraca Systemu CHART z centralą telefoniczną zapewnia rejestrację i taryfikację wszystkich rozmów przeprowadzonych przez gości oraz pracowników hotelu. Baza danych Systemu CHART rejestruje i umożliwia wydruk następujących danych:

numer wewnętrzny abonenta, datę,

godzinę rozpoczęcia rozmowy,

wybrany numer abonenta zewnętrznego,

numer taryfy wg której jest naliczany koszt rozmowy,

czas trwania połączenia,

koszt połączenia. Współpraca z centralami telefonicznymi umożliwia ograniczenie możliwości korzystania z połączeń wychodzących. W poszczególnych pokojach hotelowych można wyznaczać limity złotówkowe, uniemożliwić połączenia międzymiastowe lub międzynarodowe.

Dla gościa hotelowego duże znaczenie ma jakość i czas obsługi. Bardzo czasochłonne jest regulowanie wszelkiego rodzaju płatności. W większości przypadków faktura za pobyt nie jest jedyną należnością, którą musi zapłacić gość hotelowy. System CHART umożliwia wystawienie faktury za pobyt łącznie z innymi usługami takimi jak: korzystanie z parkingu, wynajem sali konferencyjnej, posiłki, rozmowy telefoniczne itp. System pozwala na wydruk i edycję następujących dokumentów:

• faktura VAT,
• KP, KW,
• paragon fiskalny,
• korekta do faktury VAT.

Wprowadzenie ewidencjowania sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych ma wpływ na komputeryzację obiektów hotelowych. Współpraca z drukarką fiskalną jest obecnie standardową usługą oferowaną przez program hotelowy. System CHART współpracuje z drukarkami fiskalnymi firm Posnet, Elzab, Optimus oraz ich odpowiednikami. Umożliwia to realizację następujących funkcji: wydruk paragonów fiskalnych, tworzenie raportów dobowych i okresowych.

Baza danych - archiwum jest przydatna w sytuacji, kiedy trzeba ponownie wystawić fakturę lub zrobić korektę. Pozwala także zaoszczędzić czas recepcjonisty w momencie meldowania osoby, która po raz kolejny korzysta z usług hotelu. Dane gościa są odnajdywane i automatycznie wpisywane do księgi meldunkowej. Archiwum jest "skarbnicą" wiedzy o firmach, dzięki której można bardzo szybko uzyskać informacje o numerach telefonów, telefaksów, numerze NIP itp. Bazy danych mogą być nieocenionym źródłem danych niezbędnych przy kalkulacji cen w hotelu, wysyłce zaproszeń.

Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub księgowością dokonują analiz dotyczących gości przebywających w hotelu, faktur wystawionych przez recepcjonistę. Proces archiwizacji pozwala na przenoszenie danych tworzonych przez System CHART, co z kolei umożliwia ich przetwarzanie w edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych. Rozwiązania zastosowane w programie do archiwizacji umożliwiają także tzw. pakowanie danych, co w praktyce oznacza możliwość umieszczania dużej ilości informacji na dyskietce. Jest to pomocne ze względu na bezpieczeństwo danych. W razie jakiejkolwiek awarii wystawione faktury, księga meldunkowa itp. mogą być łatwo odtworzone. Poza tym, duże ilości danych np. faktury z danego roku nie muszą obciążać twardego dysku, mogą być dowolnie nazwane, gromadzone i uporządkowane na dyskietkach, płytach CD itp. Dodatkowo istnieje możliwość wglądu w archiwum wykonanych podczas archiwizacji operacji, co może być istotne, gdy trudno skojarzyć pochodzenie pliku lub jego zawartość.

Podstawowym zadaniem Modułu Zestawienia jest tworzenie sprawozdań potrzebnych do prowadzenia wewnętrznej księgowości oraz wymagań Urzędu Skarbowego i GUS. Moduł pozwala również na kontrolę pracy recepcjonisty. Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub recepcją mają dostęp do informacji, dotyczących czynności wykonywanych przez recepcjonistę podczas zmiany. Niewiele jest osób, które lubią robić zestawienia, raporty itp. Niestety często tworzenie takich raportów jest obowiązkowe np. dla Urzędu Skarbowego oraz Głównego Urzędu Statystycznego. Wykorzystanie Modułu Zestawienia przyspiesza ten proces. Podstawowe raporty oferowane przez Moduł Zestawienia:

• rejestr faktur VAT,
• rejestr paragonów fiskalnych,
• rejestr KP-KW,
• raport zmianowy.

Rejestr faktur można sporządzać w oparciu o różne kryteria:
rodzaj płatności (gotówka, przelew, karta kredytowa),
data wystawienia faktury (dany okres, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, poprzedni rok itp).
Raport zmianowy pozwala na kontrolę faktur wystawionych przez danego recepcjonistę. Większość zestawień oprócz formy tabelarycznej można przedstawić w formie graficznej. Zwiększa to czytelność poszczególnych raportów. Wykresy mogą okazać się pomocne właścicielowi (menadżerowi) przy tworzeniu zestawień, analiz dla własnych potrzeb.

Mając na uwadze ogromne znaczenie jakie zyskuje sieć Internet w dostępie do informacji, system pozwala na dokonywanie rezerwacji bezpośrednio z witryny Internetowej. Rezerwacja ta automatycznie jest importowana do systemu CHART.